Ошибочный чек на кассе со СКНО нужно аннулировать, а сумму ошибки исключить из выручки на основании документов. Само аннулирование не уменьшает денежный оборот кассы. Если кассир указал неверную сумму или форму оплаты, порядок исправления зависит от того, успел ли он передать чек покупателю.
Как оформить ошибку, пока чек остаётся у кассира
Если кассир заметил ошибку после формирования чека, но до его передачи покупателю, он регистрирует на кассе аннулирование ошибочного платёжного документа. Затем выдаёт покупателю новый чек с правильными данными. Такой порядок применяется, например, когда покупатель расплатился картой, а кассир указал оплату наличными.
В конце рабочего дня или смены кассир составляет реестр ошибочно сформированных платёжных документов кассового оборудования по установленной форме. К реестру он прикладывает сами ошибочные чеки. Эти документы подтверждают основание для корректировки выручки: одной операции на кассе недостаточно, чтобы объяснить разницу между кассовым оборотом и суммой в учёте.
При аннулировании касса формирует отдельный чек аннулирования. При этом итог сменных продаж не становится отрицательным, а сумма ошибочного чека остаётся в денежном обороте. Поэтому после исправления ошибки в кассовых данных сохраняются и первоначальная сумма, и продажа по правильному чеку. При расчёте выручки бухгалтеру нужно учесть это различие.
Как рассчитать выручку по Z-отчёту без повторного учёта продажи
По окончании рабочего дня или смены кассир выводит Z-отчёт. В нём касса обобщает операции за день, которые отражены на контрольной ленте. Отчёт содержит сумму реализации — принятые деньги за вычетом сдачи, которую выдали покупателям. Сумму и количество аннулирований касса показывает отдельно.
В розничной торговле, где нет первичных документов на отгрузку конкретному покупателю, сумму реализации можно определить по Z-отчёту. Но для бухгалтерского учёта из неё нужно исключить суммы аннулированных чеков, поскольку касса не вычитает их из оборота автоматически. Например, в аптеке покупатель оплатил лекарства картой на 46,80 рубля, а кассир ошибочно провёл оплату наличными. Он заметил ошибку до передачи чека, аннулировал его и выдал новый с правильной формой оплаты. В конце смены кассир оформил реестр и приложил ошибочный чек.
В этом примере сумма реализации по Z-отчёту составила 3 250,00 рубля, а сумма аннулирований — 46,80 рубля. Выручка для бухгалтерского учёта равна 3 203,20 рубля: из 3 250,00 вычитают 46,80. Без этого вычета выручка окажется завышена на стоимость покупки, которую касса уже отразила в правильном чеке. Реестр с ошибочными чеками целесообразно хранить вместе с Z-отчётом как приложение к первичному учётному документу, на основании которого бухгалтер отражает выручку.
Почему уменьшение выручки без документов вызывает вопросы у налоговой
Налоговые органы сопоставляют данные СКНО о кассовых операциях с суммами в декларациях. Если кассовый оборот превышает выручку в отчётности, организация получает запрос. Реестр и ошибочные чеки позволяют объяснить, почему бухгалтер исключил сумму аннулирований из выручки. Простое уменьшение суммы в декларации такого объяснения не даёт.
В одном из случаев организация розничной торговли получила запрос из-за расхождения за квартал. Кассир ошибочно пробил лишнюю сумму, но документы для исправления ошибки никто не оформил: не было ни чека возврата, ни акта. Бухгалтер уменьшил выручку в декларации на сумму ошибки без пояснений и подтверждающих документов. После запроса организация направила в налоговую пояснения, и вопросы сняли, однако разбор ситуации занял несколько недель.
Руководителю следует заранее ознакомить кассиров с порядком исправления ошибок, а при смене бухгалтера — проверить расхождения между кассой и отчётностью, для которых нет подтверждающих документов. Основанием для исключения ошибочной суммы из выручки должны быть документы об аннулировании с реестром ошибочных чеков, возврате или акт. Начните с проверки: приложен ли ошибочный чек к реестру за смену.
